5 Dicas para Implementar um Sistema de ERP com Sucesso

O principal objetivo de um sistema de ERP (Enterprise Resource Planning) é integrar todos os departamentos de uma empresa (como financeiro e contabilidade, comercial, RH, logística, atendimento ao cliente etc.) em um único sistema informatizado capaz de atender às necessidades específicas de cada um desses departamentos.

Escolher e implantar um sistema de ERP é fundamental para o futuro de diversas empresas, dos mais diversos setores de atuação. E é uma tarefa bastante desafiadora: não são poucas as preocupações com gerenciamento do sistema, custo e ROI. De acordo com dados do mercado, a implementação de um projeto médio de ERP dura cerca de 16 meses, e 54% deles excedem o orçamento original planejado.

Aqui trazemos seis dicas para garantir que a implementação do ERP de sua empresa não só fique dentro do prazo e do orçamento, mas também atinja os objetivos desejados.

1 – Comunique a mudança

Cada empresa tem objetivos específicos, e a implementação do ERP exige planejamento e análise cuidadosa. Para a maioria das organizações, mudar o modelo de trabalho é sempre problemático. Muitos funcionários e colaboradores não se empolgam com a mudança, mesmo que o sistema venha a facilitar a vida deles. Então, antes da implementação do ERP, primeiro:

• identifique os grupos que vão ser mais afetados pela mudança
• avise aos grupos que a mudança vai acontecer
• informe os motivos por que é necessário ter um ERP na empresa
• explique como os colaboradores devem agir para que o projeto seja bem sucedido
• atualize-os com frequencia sobre o andamento da implantação do ERP

2 – Defina com clareza as necessidades de sua organização

Antes que o projeto de ERP comece a avançar, é importante que a companhia tenha bem definidas as necessidades que o sistema de ERP deve atender. Criar uma lista de exigências e resultados que a empresa deseja com o sistema desde o início pode ajudar a nortear melhor a implementação. Além de evitar investimento em funcionalidades desnecessárias.

“É importante definir os critérios de sucesso já no início da implementação”, destaca Amy Whetzel, diretora da BroadPoint Technologies.

3 – Certifique-se de que os fornecedores do ERP são especialistas no sistema

Para atender com qualidade o usuário do ERP, o fornecedor do sistema precisa ter conhecimento e estar bem preparado para superar todos os desafios que irão surgir durante a implementação. Um bom fornecedor de ERP não deve apenas entender do sistema, mas é preciso oferecer treinamento e saber capacitar o cliente para operar o sistema. Isso não só durante a fase de implementação, mas continuamente, já que os processos de negócios e a tecnologia sofre constante alteração.

Além da expertise no sistema, é desejável também que o fornecedor seja transparente e saiba se comunicar e se relacionar bem com o cliente.

4 – Esteja disposto a mudar os processos de negócio de sua empresa

Por mais tentador que seja evitar o trabalho de rever processos existentes, é preciso que a diretoria esteja disposta a alterá-los para aproveitar ao máximo a efetividade do ERP. O período da implementação também é um bom momento para consertar o que não tem funcionado direito.

É importante criar novos processos de negócio em sintonia com o novo sistema de ERP. Empresas que tentam manter os mesmos processos acabam enfrentando os mesmos problemas no novo sistema que tinham antigamente.

5 – Ofereça o treinamento adequado à sua equipe

Basicamente 75% dos problemas na implementação de um sistema de ERP acontecem na adoção (ou falta de adoção) do usuário final, de acordo com pesquisa da Gartner. Os colaboradores da empresa precisam conhecer e entender como o sistema de ERP funciona e como o ERP é benéfico para eles e para a empresa de modo geral. Além disso, eles precisam saber como usar o ERP corretamente.

“O treinamento é frequentemente deixado de lado ou cortado em processos de ajuste de orçamento”, diz Whetzel. “Infelizmente, quando se ignora a necessidade de treinamento adequado, perde-se o foco nos resultados que a empresa deseja atingir.” Ela ainda acrescenta: “Normalmente eu recomendo que clientes busquem treinamento adicional, aproximadamente um ano após a implementação do ERP. Assim eles já estão com uma compreensão melhor e sabem quais perguntas fazer e quais processos podem ser melhorados.”

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